家族葬を会社にどう報告する？連絡手順・マナー・例文完全ガイド

近年、家族葬という形式の葬儀が増えていますが、勤務先への連絡や報告に悩む方も多いのではないでしょうか。家族葬は親族や親しい人だけで行われるため、会社関係者の参列を遠慮したい場合もあります。しかし、適切な報告と手続きは必要です。本記事では、家族葬を選んだ際の会社への連絡方法や報告すべき内容、会社側の対応マナーについて詳しく解説します。突然の不幸に直面した際に慌てないよう、連絡手順から例文まで実践的な情報をまとめました。これを参考に、双方にとって円滑な対応ができるようになりましょう。

家族葬とは？会社への報告前に知っておくべき基本

家族葬について会社に報告する前に、まずはその特徴を理解しておくことが大切です。これにより、会社側にも適切に説明することができます。

家族葬の定義と特徴

家族葬とは、親族や故人と特に親しかった人だけが参列する小規模な葬儀のことを指します。一般的な葬儀と比べて参列者の範囲が限られており、身内だけで故人を見送りたいという遺族の意向が尊重されるのが特徴です。

家族葬は近年増加傾向にあり、その理由としては以下が挙げられます。

故人や遺族の負担軽減（精神的・経済的・体力的）
プライバシーの確保
故人との最後の時間を親しい人だけで過ごしたいという願い
高齢化社会における参列者の減少

一般葬と家族葬の違い

家族葬と一般葬（社葬や地域の方も参列する葬儀）には、いくつかの重要な違いがあります。会社への報告時にこれらの違いを理解しておくと、なぜ参列を遠慮してほしいのかという理由も伝えやすくなります。

項目	一般葬	家族葬
参列者	親族、友人、知人、会社関係者、地域の方など幅広い範囲	親族と親しい友人のみ（限定的）
規模	中〜大規模	小規模
通夜・告別式	両方実施するのが一般的	一日で済ませることも多い
香典・供花	広く受け付ける	辞退する場合が多い
会社関係者の参列	一般的	基本的に想定していない

家族葬を会社に報告する際のタイミングと内容

家族葬を行う際、会社への報告は必要な手続きの一つです。ここでは、いつ、どのような内容を伝えるべきかについて解説します。

連絡のタイミング

家族の訃報を受けた場合、可能な限り早めに会社へ連絡するのがマナーです。特に忌引き休暇が必要な場合は、業務への影響を最小限に抑えるために速やかな連絡が望ましいでしょう。

連絡のタイミングの目安としては以下が挙げられます。

訃報を受けた当日または翌日までに第一報を入れる
葬儀の詳細が決まったら再度連絡
特に休暇が必要な場合は、休む期間を明確に伝える

ただし、あまりにも突然のことで精神的に余裕がない場合は、家族や親族に代理連絡を依頼することも考えましょう。

報告すべき基本情報

会社への報告時には、必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。基本的に伝えるべき情報は以下の通りです。

亡くなった方の氏名と続柄（あなたとの関係）
亡くなった日時
葬儀の形式（家族葬であること）
葬儀の日程と場所（会社側が把握するため）
忌引き休暇の取得予定日
会社からの弔意（香典・供花・弔電など）に対する遺族の意向
緊急連絡先

特に家族葬の場合は、「参列はご遠慮いただきたい」といった遺族の意向を明確に伝えることが大切です。

家族葬であることを伝える際の表現方法

家族葬を選んだ理由や、会社関係者の参列をお断りする意向を伝える際には、丁寧で誠意のある表現を心がけましょう。感謝の気持ちを込めつつ明確に意向を伝えることが大切です。

例えば以下のような表現が適切です。

「故人の遺志により、家族葬にて執り行うことになりました」
「遺族の意向により、ごく近しい親族のみでの家族葬とさせていただきます」
「誠に恐縮ではございますが、葬儀への参列はご遠慮いただきたく存じます」
「日頃のご厚誼に深く感謝申し上げますが、家族葬につき香典・供花もご辞退させていただいております」

相手を尊重する姿勢を示しつつ、家族の意向をしっかりと伝えることがポイントです。

会社への具体的な連絡方法と例文

家族葬を行う際の会社への連絡は、状況に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。ここでは具体的な連絡方法とその例文を紹介します。

電話での報告方法と例文

訃報の第一報は電話で行うのが一般的です。特に急な訃報の場合は、迅速に状況を伝えるために電話連絡が最適です。

電話で連絡する場合、次のように報告するとよいでしょう。

「お世話になっております、〇〇部の△△です。大変恐縮ですが、昨日、父が急性心筋梗塞で亡くなりました。家族で相談した結果、ごく近い親族のみでの家族葬を行うことになりました。葬儀は明後日の〇月△日に◇◇斎場で執り行います。つきましては、忌引き休暇を〇日から△日までいただきたくご連絡いたしました。業務の引き継ぎについては、すでにメールで□□さんにお送りしております。誠に恐縮ではございますが、葬儀への参列はご遠慮いただければと存じます。」

電話の際は、相手の都合も考慮して、簡潔かつ必要な情報を漏れなく伝えることを心がけましょう。

メールでの報告方法と例文

電話での第一報の後、詳細な情報をメールで送ることも有効です。また、直接電話する余裕がない場合は、メールのみで連絡することもあります。

メールの件名例：「（訃報のご連絡）父の逝去と忌引き休暇のお願い」

メール本文例：

「〇〇部部長 □□様

いつもお世話になっております。〇〇部の△△です。

突然のご連絡で恐縮ですが、昨日〇月△日に父（氏名：△△□□）が病気のため永眠いたしました。享年75歳でした。

葬儀につきましては、故人の遺志と遺族の意向により、〇月△日（□）に家族葬として執り行うことになりました。会社の皆様には日頃大変お世話になっておりますが、家族葬につき参列はご遠慮いただきますようお願い申し上げます。

つきましては、就業規則に基づき、〇月△日（□）から〇月△日（□）まで忌引き休暇をいただきたく存じます。

また、誠に恐縮ではございますが、香典・供花・弔電につきましても辞退させていただいております。

現在担当している業務については、□□様にメールにて引き継ぎ内容をお送りいたしました。ご不明点がございましたら、〇〇〇-△△△△-□□□□までご連絡いただければと存じます。

ご配慮いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

△△ △△」

メールでは、文面に残る形での連絡となるため、必要な情報をもれなく記載することが重要です。

職場の同僚や上司への伝え方

特に親しい同僚や直属の上司には、状況に応じて個別に連絡することも考えられます。業務の引き継ぎなど実務的な内容は具体的に伝えることが大切です。

同僚や上司への連絡の際は、例えば次のような伝え方が考えられます。

「いつもお世話になっています。突然ですが、昨日父が亡くなりました。来週〇日まで忌引き休暇をいただくことになりましたので、ご連絡します。現在担当している△△プロジェクトの資料は共有フォルダに保存してあります。特に□□クライアントとの打ち合わせは〇日に予定されていますので、可能であれば代理出席をお願いできればと思います。家族葬のため参列はご遠慮いただいておりますが、ご配慮いただきありがとうございます。」

親しい間柄であっても、葬儀に関する情報は正確に伝え、業務への影響を最小限に抑える配慮が必要です。

会社側の適切な対応と配慮すべきポイント

家族葬の連絡を受けた会社側も、適切な対応が求められます。遺族の意向を尊重しながら、会社としての弔意をどう表すべきかを解説します。

家族葬の連絡を受けた際の基本的な対応

家族葬の連絡を受けた際は、まず遺族の意向を十分に理解し尊重することが基本です。参列辞退の意向を社内で適切に共有することが重要になります。

会社側の基本的な対応手順は以下の通りです。

連絡を受けた際は、まず故人と遺族へのお悔やみの言葉を伝える
遺族の意向（家族葬、参列辞退など）を確認する
忌引き休暇の手続きを案内する
必要に応じて業務の引き継ぎ体制を整える
社内での情報共有の範囲と内容を遺族の意向に沿って決定する

特に家族葬の場合は、遺族が「参列を辞退したい」という気持ちを伝えることに負担を感じているケースもあるため、「ご意向を尊重します」と明確に伝えることで安心感を与えることが大切です。

社内で訃報を共有する範囲

家族葬の連絡があった場合、社内でどの範囲まで情報を共有するかは慎重に判断する必要があります。遺族のプライバシーを尊重しつつ、業務上必要な範囲で情報を共有しましょう。

社内で共有するのは、以下のような範囲が一般的です。

直属の上司と部署内のメンバー（業務引き継ぎの必要がある場合）
人事部門（休暇手続きのため）
経営層（役職者の場合や、会社規模によっては）

共有する内容としては、以下のような内容が考えられます。

従業員の家族に不幸があったこと
休暇取得期間
家族葬につき参列・弔問は遠慮いただきたいこと
業務の引き継ぎ先

特に「家族葬につき参列はご遠慮ください」という点は、しっかりと伝えることが重要です。

まとめ：家族葬と会社の適切な関係づくり

家族葬の連絡から対応までの流れを振り返りました。最後に大切なポイントをまとめます。

家族葬は「親族や親しい人のみで行う小規模な葬儀」であり、会社関係者の参列は基本的に想定されていない
家族葬を会社に報告する際は、故人との関係、葬儀の形式、休暇の期間、弔意表明への希望を明確に伝える

最終的に大切なのは、故人と遺族の意向を尊重しながら、会社としての誠意を適切な形で示すことです。この記事を参考に、突然の不幸に際しても、双方にとって負担の少ない対応ができるよう準備しておきましょう。